Etusivu Ajatuksia koulun kehittämisestä Julkaistut kirjat Mielenkiintoisia linkkejä CV eli mitä olen tehnyt ja oppinut
« | »

Keskittämisen ja ulkoistamisen ihanuus

Kunnissa syntyy vuosien saatossa ideoita, joilla on taipumus levitä laajalle ja muuttua yksisilmäiseksi totuudeksi. Yksi sellainen oli 1990-luvulla syntynyt ns. tilaaja-tuottajamalli, jonka piti pelastaa kunnat talouskurimukselta muuttaen ne asiakaslähtöisiksi, joustaviksi ja kustannustehokkaiksi organisaatioiksi. Vaan kuinkas sitten kävikään. Juuri päinvastoin. Suurella innostuksella perustettiin sisäiset järjestelmät ja tehtävät. Käytännössä tämä tarkoitti hallinnon osalta saman tien sitä, että yhtä asiaa ratkomaan, selvittämään ja sopimaan tarvittiinkin kaksi virkamiestä entisen yhden sijaan. Toinen toimi tilaajaorganisaatiossa, toinen tuottajapuolella. Ja kun todellisia markkinoitakaan ei ikinä ollut eikä voinut syntyäkään, sitten pyöriteltiin asioita puolin ja toisin välttämättä kovin tarkoin itsekään tietäen, mitä kenenkin piti tehdä. Kuntiin syntyi tätä kautta hallintoon merkittävä tuplamiehitys, jonka kustannuksia maksamme vielä tänäkin päivänä, vaikka varsinainen malli on lähes kaikkialta jo lakkautettu. Nyt sitten yritämme kikyillä, leikata lomarahoja ja tehdä monenlaisia muita toimenpiteitä, jotta kulut saataisiin kuriin. Tarinoilla on aina ketjunsa kuten tässäkin.

Yhtenä lähes vimmaisena ajatuksena kunnissa leijuu tällä hetkellä toimintojen keskittämisen ja ulkoistamisen ajatus. Näitä toimenpiteitä ovat mm. ruokatuotannon massiivinen keskittäminen, palkanlaskennan kokoaminen yhteen suureen erilliseen yksikköön ja nyt viimeisimmäksi esimerkiksi peruskoulujen ja lukioiden koulusihteerityön johtamisen ja työn teettämisen ulkoistaminen pois yksiköistä ja keskittäminen muualle.

Joskus toimintojen keskittäminen ja työn ulkoistaminen pois lähiesimiestyöstä voi olla järkevää. Silloin on kysymys toiminnosta, joka ei palvele suoraan tai välittömästi ydintoimintaa vaan on selkeästi ydintoimintaan liittyen tukipalvelu. Lisäksi kriteerinä tulisi olla se, ettei ko. toiminto ole kovin vaativa ja monimutkainen suhteessa ydintoimintaan eikä sopimusjärjestelmä palvelun tarjoajan ja saajan välillä ole vaatimustasoltaan liian monikerroksinen, jotta vältetään sudenkuopat ja sekava byrokratia suhteessa arkityöhön.

Opetusalan sopimus on omalla tavallaan työmarkkinoiden monimutkaisin. Opettajien palvelusuhteen ehtoja ei määritellä vain kerran työnsuhteen alkaessa, vaan jokaisen opettajan kohdalla joka vuosi lukuvuoden alkaessa. Virkaehtosopimus sisältää kymmeniä ns. hinnoittelutunnuksia kelpoisuusmääritteineen ja erilaisia opettajakohtaisten yksityiskohtien maksujärjestelmiä, joka tekee palkan määrittelystä niin monimutkaista, ettei suurin osa työntekijöistäkään pysty lukemaan tilinauhaansa ymmärtäen sen kaikkia lyhenteitä. Yksityiskohdat kaiken lisäksi vielä muuttuvat useimmiten vuosittain lähes jokaisella opettajalla. Kun ehto yksinkertaisuudesta suhteessa palvelusopimuksiin ei täyty, ollaan monessa kunnassa ajauduttu hyvin sekavaan tilanteeseen. Kun palkanlaskennan keskittämisen piti poistaa kouluyksiköistä turha ydintoimintaa haittaava työ, se lisääntyikin niissä moninkertaisesti. Palkkoja maksava keskitetty järjestelmä huomasi hyvin pian muutoksen jälkeen, että he pystyvät ja suostuvat tekemään vain tietyn osan palkanmaksusta. Sen, jonka he kokevat hallitsevansa ja joka voidaan määritellä yleisluonteisesti palvelusopimuksiin. Ja niinpä yksikköön siirrettiin kaikki muu työ, jota siellä ei edes aiemmin ollut. Ja jos yksikkö haluaa tukea ja apua, se onkin sille maksullista. Siis kun aiemmin tietyn palvelualueen palkanlaskijat olivat hoitaneet palkkausasiat kokonaisuudessaan ja siten myös työntekijöiden näkökulmasta yhtenäisesti, joustavasti ja asiantuntevasti osana kuukausipalkkaansa, muutoksen jälkeen koko prosessi hajaantui kymmenille tai jopa sadoille ihmisille organisaation koosta riippuen. Virheiden riski myös moninkertaistui. Ja sisäinen laskutus synnytti oman hallinnollisen byrokratian ja kontollijärjestelmän. Laatu heikkeni, työprosessit monimutkaistuivat ja työn hinta kasvoi.

Yksi viimeisimpiä villityksiä on koulujen koulusihteerityön keskittäminen ja ulkoistaminen pois yksiköstä. Tätä työtä tarkasteltaessa kannattaa erityisesti kiinnittää huomiota siihen, että työ palvelee hyvin keskeisesti ydintoimintaa eli oppilastyötä. Koulusihteeri pitää yllä oppilasrekistereitä, tekee huikean määrän kirjauksia ja päivityksiä käytännössä päivittäin jatkuvasti muuttuvaan oppilasrekisteriohjelmaan ja muihin sähköisiin järjestelmiin (esim. Wilma). Tämä työ edellyttää erittäin hyvää oppilaitoksen ja sen “asiakkaiden” tuntemusta. Koulusihteeri sopii myös oppilaiden ja kotien kanssa monenlaisista arjen asioista puhumattakaan koulun henkilökunnan ja rehtorin kanssa hoidetuista monitasoisista ja usein hyvin monimutkaisista asioista. Tämän ydintoimintaa keskeisesti palvelevan toiminnon ulkoistaminen vie samalla pois työn teettämisestä ja johtamisesta arjen joustavat ratkaisut. Rakenteeseen luodaan yksikön ulkopuolelle esimiesjärjestelmä, jonka tietenkin palvelun saaja maksaa. Samalla lukemattomista työn johtamiseen ja teettämiseen liittyvistä normaaleista esimiestyön sopimisista ja sisällöistä merkittävä osa viedään pois koululta ja rehtorilta, joka joutuukin käymään neuvottelut kasvottomaan hallintoon päin.

Palkanlaskennan prosessin monimutkaisuus on vielä pieni asia siihen verrattuna, mitä kouluyksiköissä koulusihteerin työhön sisältyy. Tällaisen työn tekemisestä ja teettämisestä on käytännössä mahdoton tehdä palvelusopimusta, joka sisältäisi ja ennakoisi kaikki tilanteet mitä peruskouluissa ja lukioissa oppilaiden ja kotien kanssa hoidetaan. Ja kun sopimuksia ei pystytä kirjoittamaan järkevällä ja kokonaisvaltaisella tavalla, keskittämisen kautta yksiköt ryhtyvät hyvin pian maksamaan lisäpalveluista. Eli ennen joustavasti johdettu ja tehty työ, joka ei aiheuttanut mitään lisäkuluja, onkin muuttunut byrokraattiseksi, monimutkaiseksi, runsaasti rajapintoja sisältäväksi ja kalliiksi.

Näillä kolmella esimerkillä voi kuvata sitä, miten asiat voivat kääntyä päälaelleen. Se, minkä kuvitellaan parantavan työprosesseja ja vahvistavan kustannustehokkuutta, aiheuttaakin merkittävän haitan ja byrokratian. Yllätyksiähän nämä eivät ole. Kaikkien näiden asioiden osalta käytännön toimijat kouluissa, päiväkodeissa ja muissa kunnan yksiköissä pystyvät kyllä näkemään ne etukäteen. Turhan usein tämä ääni jää kuulematta ja niin ajetaan kovalla vauhdilla pois pääladulta. Valitettavasti.

Ei kai voi kun toivoa, että työn keskittämisen ja lähiesimiestyön ulkoistamisen hullutus ei ehdi tavoittaa ihan kaikkia Suomen kuntia ennen kuin keksitään taas uusia ideoita ja totuuksia, joiden perässä lähdetään yhden totuuden ajatuksella juoksemaan. Nimittäin ne kunnat, jotka ovat pitäneet pään kylmänä, ovat tulevaisuudessa vahvoilla, kun maakuntauudistuksen jälkeen ponnistetaan kuntien näkökulmasta uuteen tulevaisuuteen. Toivon kuntien johtoon viisautta ja valppautta. Ihan veronmaksajien takia.

 

Kirjoita kommentti